SỬ DỤNG EXCEL ĐỂ THEO DÕI NGÀY SINH NHẬT CỦA KHÁCH HÀNG

Trong kinh doanh, chúng ta thường có nhu cầu theo dõi sinh nhật của các khách hàng để chăm sóc, gửi quà tặng. Dữ liệu đầu vào thường là ngày tháng năm đầy đủ (ví dụ như 25/04/1987). Nhưng chúng ta chỉ cần quan tâm là ngày và tháng để lập kế hoạch công việc cho từng tháng trong năm. Chúng ta sẽ ứng dụng các hàm trong excel như sau:

Hàm DAY, MONTH

Chức năng: trả về giá trị Ngày trong dữ liệu đầu vào có định dạng ngày tháng năm đầy đủ

Cú pháp:

=DAY(ô dữ liệu ngày tháng năm)

=MONTH(ô dữ liệu ngày tháng năm)

Ví dụ ta cần tách ngày và tháng ra hai cột C và D như hình dưới dây. Công thức tại ô C2 và D2 sẽ là =DAY(B2) và =MONTH(B2)

Sau khi lấy được giá trị ngày tháng, ta sử dụng chức năng SORT của Excel để sắp xếp thứ tự sinh nhật khách hàng theo tháng và ngày như sau:

- Quét chọn toàn bộ bản dữ liệu (bao gồm cả phần tiêu đề)

- Chọn chức năng SORT tại tab DATA

- Trên bản chức năng SORT, cột column ta chọn Sort by THÁNG, cột Sort On chọn VALUE, cột Order chọn SMALLEST TO LARGEST. Excel sẽ tự động sắp xếp khách hàng theo thứ tự tháng sinh nhật tăng dần từ tháng 1 đến tháng 12.

- Sau đó ta click chọn Add Level, cột column ta chọn Sort by NGÀY, cột Sort On chọn VALUE, cột Order chọn SMALLEST TO LARGEST, để sau khi sắp xếp theo thứ tự tháng tăng dần, excel sắp xếp ngày trong cùng 1 tháng theo tứ tự tăng dần.

Từ bảng dữ liệu đã xử lý này, chúng ta sẽ chủ động biết được những khách hàng nào sẽ có sinh nhật trong tháng sắp tới và các tháng trong năm để chuẩn bị kế hoạch chăm sóc cho hợp lý.

Chúc các bạn thành công trong công việc!